Montage in den Niederlanden, ein Projekt in Polen, ein Kundentermin in Frankreich oder einige Wochen Arbeit aus einer Ferienwohnung in Spanien: Grenzüberschreitende Einsätze gehören für viele Betriebe im Ruhrgebiet zum Alltag. Arbeitgeber müssen dabei zwei getrennte Fragen beantworten. Erstens: In welchem Land ist der Beschäftigte sozialversichert? Das wird mit der A1-Bescheinigung nachgewiesen. Zweitens: Welcher Staat darf den Arbeitslohn besteuern? Das regeln die Doppelbesteuerungsabkommen, unter anderem mit der sogenannten 183-Tage-Regel. In diesem Beitrag erklären wir beide Seiten und zeigen, was Arbeitgeber vor, während und nach einer Entsendung beachten sollten.
Grundsatz: Sozialversicherung im Beschäftigungsstaat
Innerhalb der EU, des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Norwegen), der Schweiz und des Vereinigten Königreichs gilt eine einfache Grundregel: Beschäftigte unterliegen den Sozialversicherungsvorschriften des Staates, in dem sie arbeiten. Wer also in Frankreich arbeitet, wäre grundsätzlich in Frankreich sozialversichert.
Für eine vorübergehende Tätigkeit im Ausland gibt es eine Ausnahme, die Entsendung. Wird ein Beschäftigter nur vorübergehend in einen anderen dieser Staaten entsandt, gilt weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Entsendestaates, also das deutsche. Die Entsendung ist in der Regel auf bis zu 24 Monate begrenzt. Für längere Einsätze kann eine Ausnahmevereinbarung beantragt werden.
Die A1-Bescheinigung: Nachweis der deutschen Sozialversicherung
Mit der A1-Bescheinigung weisen Beschäftigte im Ausland nach, dass sie weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegen. Sie verhindert, dass im Zielland zusätzlich Beiträge erhoben werden. Die Bescheinigung wird auch für Dienst- und Geschäftsreisen benötigt, nicht nur für längere Projekte. Wer in mehreren Mitgliedstaaten arbeitet, braucht ebenfalls eine A1-Bescheinigung.
Wichtig: Die A1-Bescheinigung betrifft nur die Sozialversicherung, also Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Über die Steuerpflicht sagt sie nichts aus. Arbeitsrechtliche Pflichten im Zielland, etwa Meldepflichten oder Mindestlöhne nach der Entsenderichtlinie, sind ebenfalls gesondert zu prüfen.
Wer den Antrag stellt und wo
Der Antrag ist ausschließlich elektronisch zu stellen. Seit dem 1. Januar 2025 ist das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren für alle Personenkreise gesetzlich vorgeschrieben, Papieranträge werden nicht mehr bearbeitet. Arbeitgeber stellen den Antrag über ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über die Ausfüllhilfe im SV-Meldeportal. Zuständig ist je nach Versicherungsstatus:
- Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte (pflicht-, freiwillig oder familienversichert): die Krankenkasse des Beschäftigten.
- Privat krankenversicherte Beschäftigte ohne berufsständische Versorgung: die Deutsche Rentenversicherung.
- Mitglieder berufsständischer Versorgungswerke, etwa Ärzte, Apotheker, Rechtsanwälte oder Architekten: die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.
- Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind, sowie Ausnahmevereinbarungen für Entsendungen über 24 Monate: die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).
Bei der Zuständigkeit der Deutschen Rentenversicherung ist im Antrag die Versicherungsnummer des Beschäftigten anzugeben.
Kurze Dienstreisen
Bei kurzfristigen Dienst- oder Geschäftsreisen von bis zu sieben Tagen kann die A1-Bescheinigung nach Hinweisen der Deutschen Rentenversicherung im Bedarfsfall auch nachträglich beantragt werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales verweist dazu auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. Für längere Einsätze sollte der Antrag vor Reisebeginn gestellt werden.
Selbstständige und Gesellschafter-Geschäftsführer
Auch Selbstständige, die vorübergehend in einem anderen Mitgliedstaat arbeiten, benötigen eine A1-Bescheinigung. Zu dieser Gruppe zählt die Deutsche Rentenversicherung auch mitarbeitende Gesellschafter und Gesellschafter-Geschäftsführer, die sozialversicherungsrechtlich als selbstständig gelten. Sie stellen den Antrag selbst über die Ausfüllhilfe im SV-Meldeportal.
Die steuerliche Seite: Wer darf den Arbeitslohn besteuern?
Für die Lohnsteuer gelten eigene Regeln. Ob der Arbeitslohn für eine Tätigkeit im Ausland in Deutschland oder im Tätigkeitsstaat besteuert wird, bestimmt sich nach dem Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und dem jeweiligen Staat. Deutschland hat mit allen EU-Staaten solche Abkommen. Die Abkommen folgen überwiegend dem Musterabkommen der OECD. Die Einzelheiten unterscheiden sich aber von Abkommen zu Abkommen.
Die 183-Tage-Regel
Grundsätzlich darf der Staat den Arbeitslohn besteuern, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Die 183-Tage-Regel ist eine Ausnahme davon. Nach dem Musterabkommen bleibt das Besteuerungsrecht beim Wohnsitzstaat, wenn drei Voraussetzungen zusammen erfüllt sind:
- Der Beschäftigte hält sich im Tätigkeitsstaat nicht mehr als 183 Tage innerhalb des im Abkommen festgelegten Zeitraums auf. Je nach Abkommen ist das das Kalenderjahr, das Steuerjahr oder ein beliebiger Zwölfmonatszeitraum.
- Der Arbeitslohn wird von einem Arbeitgeber gezahlt, der nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist.
- Der Arbeitslohn wird nicht von einer Betriebsstätte getragen, die der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat hat.
Ist nur eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, darf der Tätigkeitsstaat den Arbeitslohn für die dort ausgeübte Tätigkeit besteuern. Deutschland stellt diesen Teil dann in der Regel von der Besteuerung frei, berücksichtigt ihn aber beim Steuersatz für das übrige Einkommen (Progressionsvorbehalt).
Ein häufiges Missverständnis: Die 183 Tage beziehen sich nicht auf die Arbeitstage, sondern auf die Tage der Anwesenheit im Tätigkeitsstaat. Dazu zählen nach dem Musterabkommen auch Ankunfts- und Abreisetage sowie Wochenenden und Feiertage, die im Tätigkeitsstaat verbracht werden. Wie genau gezählt wird, ist dem jeweiligen Abkommen und den Anwendungsschreiben der Finanzverwaltung zu entnehmen.
Zwei Beispiele
Beispiel 1: Ein Monteur eines Gelsenkirchener Betriebs arbeitet 2026 insgesamt 120 Tage auf verschiedenen Baustellen eines Kunden in den Niederlanden. Er wohnt in Deutschland, sein Lohn wird vom deutschen Arbeitgeber gezahlt, und der Arbeitgeber hat in den Niederlanden keine Betriebsstätte. Alle drei Voraussetzungen der 183-Tage-Regel sind erfüllt, sofern das Abkommen keine abweichende Regel enthält. Deutschland behält das Besteuerungsrecht, der Arbeitgeber führt die Lohnsteuer wie gewohnt ab.
Beispiel 2: Derselbe Betrieb übernimmt ein großes Bauprojekt in den Niederlanden, das sich über einen langen Zeitraum erstreckt. Die Baustelle begründet nach dem Abkommen eine Betriebsstätte, und der Arbeitslohn der dort eingesetzten Beschäftigten wird der Betriebsstätte zugerechnet. Dann hat der Tätigkeitsstaat das Besteuerungsrecht für diesen Lohn, auch wenn die einzelnen Beschäftigten weniger als 183 Tage vor Ort sind. Deutschland stellt den Lohn in der Regel frei und wendet den Progressionsvorbehalt an.
Betriebsstätte im Ausland
Besonders in der Bau- und Montagebranche kann schon ein längeres Projekt im Ausland eine Betriebsstätte des Arbeitgebers begründen. Wird der Arbeitslohn dieser Betriebsstätte zugerechnet, verliert Deutschland das Besteuerungsrecht unabhängig von der 183-Tage-Grenze. Die Frage, ab wann eine Bau- oder Montagestelle eine Betriebsstätte ist, regelt ebenfalls das jeweilige Abkommen. Sie hat außerdem Folgen für die Gewinnbesteuerung des Unternehmens.
Was ohne A1-Bescheinigung passieren kann
Fehlt die A1-Bescheinigung, können die Behörden im Zielland davon ausgehen, dass der Beschäftigte dort sozialversicherungspflichtig ist, und Beiträge nach ihrem Recht verlangen. Parallel werden in Deutschland weiter Beiträge gezahlt, sodass im schlimmsten Fall doppelt gezahlt wird, bis die Zuständigkeit geklärt ist. In einigen Staaten wird die Bescheinigung bei Kontrollen auf Baustellen oder in Betrieben verlangt, und es drohen Bußgelder. Der Aufwand für einen elektronischen Antrag steht in keinem Verhältnis zu diesen Risiken.
Homeoffice aus dem EU-Ausland
Seit einigen Jahren möchten Beschäftigte zunehmend auch einige Wochen aus dem Ausland arbeiten. Auch das ist sozialversicherungsrechtlich eine Tätigkeit im Ausland, für die eine A1-Bescheinigung benötigt wird. Steuerlich gelten die Regeln des jeweiligen Abkommens. Hinzu kommt, dass bei längerer Tätigkeit aus dem Ausland unter Umständen auch die Frage einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im anderen Staat entstehen kann. Arbeitgeber sollten solche Wünsche deshalb nicht formlos genehmigen, sondern vorher klären, wie lange und wie oft die Tätigkeit im Ausland stattfindet, und die A1-Bescheinigung beantragen.
Tage richtig dokumentieren
Ob die 183-Tage-Grenze eingehalten ist, lässt sich nachträglich oft nur schwer belegen. Arbeitgeber sollten deshalb für jeden Beschäftigten, der im Ausland tätig ist, eine Übersicht führen: Einsatzland, Anreise- und Abreisetag, Aufenthaltstage und Arbeitstage. Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher und Projektunterlagen können als Nachweis dienen. Bei Beschäftigten, die regelmäßig in mehreren Staaten tätig sind, empfiehlt sich eine laufende Auswertung, damit eine drohende Überschreitung rechtzeitig erkannt wird.
Checkliste für Arbeitgeber
- Vor dem Einsatz: Dauer, Einsatzort und Art der Tätigkeit festhalten. A1-Bescheinigung elektronisch beantragen. Arbeitsrechtliche Melde- und Mindestlohnpflichten im Zielland prüfen.
- Steuer: Das maßgebliche Doppelbesteuerungsabkommen ermitteln und prüfen, ob die 183-Tage-Regel greift oder eine Betriebsstätte entsteht.
- Während des Einsatzes: Aufenthaltstage im Tätigkeitsstaat dokumentieren, einschließlich An- und Abreisetage.
- Lohnabrechnung: Freigestellten Arbeitslohn korrekt behandeln und in der Lohnsteuerbescheinigung ausweisen, damit der Progressionsvorbehalt angewendet werden kann.
- Reisekosten: Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten nach den für das Ausland geltenden Pauschalen des Bundesfinanzministeriums abrechnen.
- Nachweise mitführen: Beschäftigte sollten die A1-Bescheinigung und bei Bedarf weitere Unterlagen bei sich haben.
Häufige Fragen
Brauche ich für eine eintägige Dienstreise nach Belgien eine A1-Bescheinigung?
Ja. Die A1-Bescheinigung gilt grundsätzlich auch für kurze Dienstreisen. Bei Reisen bis zu sieben Tagen kann sie nach Hinweisen der Deutschen Rentenversicherung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden.
Wie lange dauert die Ausstellung?
Das hängt von der zuständigen Stelle ab. Anträge bei den Krankenkassen werden häufig sehr schnell bearbeitet, bei der Deutschen Rentenversicherung und bei Ausnahmevereinbarungen kann es länger dauern. Deshalb sollte der Antrag möglichst früh gestellt werden.
Ersetzt die A1-Bescheinigung eine Prüfung der Steuerpflicht?
Nein. Die A1-Bescheinigung betrifft ausschließlich die Sozialversicherung. Die Steuerpflicht richtet sich nach dem Doppelbesteuerungsabkommen und dem nationalen Recht der beteiligten Staaten.
Was gilt für Einsätze außerhalb Europas?
Für Staaten außerhalb des europäischen Koordinierungsrechts gelten gegebenenfalls bilaterale Sozialversicherungsabkommen. Für Entsendungen im Rahmen solcher Abkommen werden die Entsendebescheinigungen über gesonderte Formulare der Deutschen Rentenversicherung beantragt. Gibt es kein Abkommen, ist im Einzelfall zu prüfen, welches Recht gilt.
Internationale Arbeitnehmerentsendung mit Beratung
Die internationale Arbeitnehmerentsendung gehört zu unseren Beratungsleistungen im Bereich Personal. Wir prüfen die sozialversicherungs- und steuerrechtliche Einordnung, stellen die A1-Anträge über die Lohnabrechnung und berücksichtigen freigestellten Arbeitslohn korrekt. Über die ETL-Gruppe haben wir zudem Zugriff auf Kolleginnen und Kollegen mit Erfahrung im internationalen Steuerrecht. Mehr dazu unter Lohnbuchhaltung und auf der Seite Lohnbuchhaltung Gelsenkirchen.
Quellen
- Deutsche Rentenversicherung: FAQ zur A1-Bescheinigung – Arbeiten im EU-Ausland
- Datenstelle der Rentenversicherung: A1 – Elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren
- AOK: A1-Bescheinigung für Entsendungen innerhalb der EU
- OECD-Musterabkommen, Artikel 15 (Einkünfte aus unselbständiger Arbeit)
Aktualisiert: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
