Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Das Versenden wird stufenweise bis 2028 verpflichtend. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), kein PDF. Kleine Unternehmen sollten Empfang, Format und GoBD-konforme Archivierung frühzeitig klären.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?
Viele Unternehmen im Ruhrgebiet verbinden mit „Rechnung per Mail“ bereits eine elektronische Rechnung. Steuerlich ist das jedoch ein Irrtum: Ein einfaches PDF gilt nach der neuen Definition nicht als E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der automatisch verarbeitet werden kann. Maßgeblich sind die Formate XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format, das einen lesbaren PDF-Teil mit einem eingebetteten Datensatz kombiniert.
Die Umstellung betrifft ausschließlich den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) im Inland. Rechnungen an Privatkund:innen bleiben davon zunächst unberührt.
Welche Fristen gelten bei der E-Rechnungspflicht für KMU?
Die Pflicht wird gestaffelt eingeführt, damit gerade kleinere Betriebe Zeit für die Umstellung haben.
Empfang ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und revisionssicher zu speichern. Praktisch reicht dafür oft schon ein E-Mail-Postfach plus eine geeignete Buchhaltungssoftware.
Versand stufenweise
Für das Versenden gelten Übergangsfristen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro haben bis Ende 2027 Zeit, bevor das strukturierte Format verpflichtend wird. Bis Ende 2026 dürfen Papierrechnungen weiterhin ohne Zustimmung und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers versendet werden; 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro.
Aktualitätshinweis: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028; EDI-Verfahren sind mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 zulässig. Prüfen Sie Ihren individuellen Stichtag mit Ihrer Steuerberatung.
Praxisbeispiel aus dem Ruhrgebiet
Ein Handwerksbetrieb aus Gelsenkirchen mit acht Mitarbeitenden stellt monatlich rund 60 Rechnungen an gewerbliche Kunden. Bisher wurden diese als PDF versendet. Für 2026 stellt der Betrieb auf ZUGFeRD um: Die Buchhaltungssoftware erzeugt automatisch den strukturierten Datensatz, der Betrieb spart pro Rechnung mehrere Minuten manueller Erfassung und reduziert Tippfehler bei der Verbuchung beim Kunden.
Ein zweites Beispiel: Eine selbstständige Grafikerin aus Bochum arbeitet überwiegend für Agenturen. Sie muss zunächst nur sicherstellen, dass sie eingehende XRechnungen lesen und archivieren kann – der eigene Versand bleibt vorerst flexibel.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor
Die Umstellung gelingt am besten in klaren Schritten: Zunächst klären Sie, welche Software E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann. Anschließend prüfen Sie die GoBD-konforme Archivierung, denn der strukturierte Datensatz ist das Original und muss unverändert gespeichert werden. Schließlich informieren Sie Ihre Geschäftskunden über das künftige Format.
Software und Schnittstellen
Die meisten gängigen Buchhaltungs- und ERP-Lösungen unterstützen die neuen Formate bereits. Wichtig ist die Schnittstelle zu Ihrer Steuerkanzlei, damit Belege medienbruchfrei fließen.
Archivierung nicht vergessen
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes PDF genügt nicht. Hier lohnt der Blick auf eine revisionssichere digitale Ablage.
Häufige Fehler bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht
Typische Stolperfallen sind das Verwechseln von PDF und E-Rechnung, eine fehlende Archivlösung sowie unklare Absprachen mit Geschäftspartnern über das Format. Auch Kleinunternehmer:innen sollten den Empfang sicherstellen, selbst wenn sie selbst keine Umsatzsteuer ausweisen.
Die offiziellen Fragen und Antworten zur E-Rechnungspflicht veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen.
Fazit zur E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnung ist kein reines IT-Thema, sondern betrifft Buchhaltung, Archivierung und Kundenkommunikation. Wer früh umstellt, profitiert von schnelleren Abläufen und weniger Fehlern. Im Ruhrgebiet unterstützen wir Betriebe in Gelsenkirchen, Duisburg, Bochum, Dortmund und Unna bei der praktischen Umsetzung – sprechen Sie uns gern auf unsere Finanzbuchhaltung und Steuerberatung an.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierten Datensatz gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja, die Empfangspflicht gilt seit 2025 grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Formate sind zulässig?
Anerkannt sind insbesondere XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein, B2C-Rechnungen sind zunächst nicht betroffen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind seit 2025 grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; entscheidend ist die unveränderte Speicherung des strukturierten Datensatzes.
Quellen
Stand: Januar 2026. Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
