Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist für viele Selbstständige, Freiberufler und Gründer der einfachste Einstieg: keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen, keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Seit 2025 gelten dafür neue Grenzen und neue Regeln. Die Umsätze dürfen im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigen. Was aber passiert, wenn das Geschäft besser läuft als geplant und eine der Grenzen überschritten wird? Genau diese Frage beantworten viele Ratgeber nur am Rande. In diesem Beitrag erklären wir, wann die Regelung endet, ab welchem Umsatz Umsatzsteuer anfällt und was Sie dann konkret tun müssen. Ist die Kleinunternehmergrenze überschritten, ändert sich die Rechnungsstellung unter Umständen schon mit dem nächsten Auftrag.
Die Kleinunternehmerregelung seit 2025 im Überblick
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG zum 1. Januar 2025 grundlegend überarbeitet und an das EU-Recht angepasst. Die wichtigsten Punkte:
- Vorjahresgrenze: Der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben (bis 2024: 22.000 Euro).
- Grenze im laufenden Jahr: Der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 Euro nicht überschreiten (bis 2024: voraussichtlich 50.000 Euro).
- Nettobeträge: Maßgeblich sind seit 2025 die vereinnahmten Nettoumsätze. Bis 2024 wurde mit Bruttobeträgen gerechnet.
- Steuerbefreiung statt Nichterhebung: Die Umsätze von Kleinunternehmern sind jetzt steuerfrei, und zwar ohne Recht auf Vorsteuerabzug. Bisher wurde die Umsatzsteuer lediglich nicht erhoben.
Beide Grenzen müssen gleichzeitig eingehalten werden. Es geht immer um den Umsatz, nicht um den Gewinn. Da Betriebsausgaben den Gewinn mindern, den Umsatz aber nicht, wird die Grenze oft früher erreicht als gedacht.
Der wichtigste Unterschied zu früher: Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort
Bis 2024 war die zweite Grenze eine Prognose. Wer zu Jahresbeginn nach bestem Wissen einen Umsatz von höchstens 50.000 Euro erwartete, blieb für das ganze Jahr Kleinunternehmer, selbst wenn er die Grenze später tatsächlich überschritt.
Das ist seit 2025 anders. Die Grenze von 100.000 Euro bezieht sich auf den tatsächlichen Umsatz im laufenden Jahr. Wird sie überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt bereits der Regelbesteuerung, ebenso alle folgenden Umsätze in diesem Jahr. In der Fachliteratur wird das als Fallbeileffekt bezeichnet. Umsätze, die vor dem Überschreiten ausgeführt wurden, bleiben steuerfrei.
Für die Praxis heißt das: Wer sich der Grenze nähert, muss seine Umsätze laufend im Blick behalten. Bei größeren Einzelaufträgen sollte vorab geprüft werden, ob der Auftrag die Grenze überschreitet. Denn dann muss für genau diese Rechnung bereits Umsatzsteuer berechnet werden.
Beispiel
Eine Grafikdesignerin hatte 2025 einen Umsatz von 22.000 Euro. Für 2026 ist sie damit Kleinunternehmerin. Bis Oktober 2026 hat sie 92.000 Euro netto umgesetzt. Im November erhält sie einen Auftrag über 15.000 Euro. Mit diesem Auftrag würde der Jahresumsatz 107.000 Euro betragen und die Grenze von 100.000 Euro überschreiten. Für diesen Auftrag muss sie bereits Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Auch alle weiteren Umsätze im Jahr 2026 sind steuerpflichtig. Die Umsätze bis Oktober bleiben steuerfrei.
Ob der Grenzwert bei der Auftragserteilung, bei der Leistung oder bei der Zahlung erreicht wird, kann im Einzelfall eine Rolle spielen, weil auf die vereinnahmten Entgelte abgestellt wird. Bei knappen Fällen sollte die Abrechnung vorher mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Überschreiten der 25.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr
Anders ist es, wenn im laufenden Jahr zwar mehr als 25.000 Euro, aber nicht mehr als 100.000 Euro umgesetzt werden. Dann bleibt es für dieses Jahr bei der Kleinunternehmerregelung. Im folgenden Jahr ist die Vorjahresgrenze aber überschritten, und ab dem 1. Januar gilt die Regelbesteuerung.
Ein Beispiel: Ein Handwerker hatte 2025 einen Umsatz von 20.000 Euro und 2026 einen Umsatz von 40.000 Euro. 2026 ist er noch Kleinunternehmer. Ab dem 1. Januar 2027 muss er Umsatzsteuer berechnen, weil sein Vorjahresumsatz über 25.000 Euro lag.
Wer diese Entwicklung absehen kann, hat den Vorteil, sich rechtzeitig vorzubereiten: Rechnungsvorlagen anpassen, Preise kalkulieren, Kunden informieren und die Buchhaltung umstellen.
Sonderfall Gründungsjahr
Im Jahr der Gründung gibt es keinen Vorjahresumsatz. Hier gilt eine eigene Grenze: Die Kleinunternehmerregelung kann im Gründungsjahr angewendet werden, wenn der Gesamtumsatz 25.000 Euro nicht übersteigt. Wird diese Grenze im Erstjahr überschritten, endet die Regelung ab diesem Zeitpunkt. Die Grenze von 100.000 Euro spielt im Gründungsjahr also keine Rolle. Eine Hochrechnung auf einen Jahresumsatz ist seit 2025 nicht mehr erforderlich, wenn die Tätigkeit nur einen Teil des Jahres ausgeübt wird.
Gerade Gründer mit schnell wachsendem Auftragsvolumen unterschätzen diese Grenze. Wer im ersten Jahr mehr als 25.000 Euro erwartet, sollte von Anfang an prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung überhaupt sinnvoll ist.
Kleinunternehmergrenze überschritten: Was konkret zu tun ist
1. Rechnungen umstellen
Ab dem ersten steuerpflichtigen Umsatz müssen Rechnungen die Umsatzsteuer gesondert ausweisen und alle Pflichtangaben für Regelbesteuerer enthalten. Dazu gehören insbesondere Steuersatz, Steuerbetrag, Nettoentgelt und die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung entfällt. Im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen ist außerdem die Pflicht zur elektronischen Rechnung zu beachten, für die schrittweise Übergangsfristen gelten. Kleinunternehmer selbst sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Diese Befreiung endet mit dem Wechsel in die Regelbesteuerung.
2. Preise kalkulieren
Bei Privatkunden ist die Umsatzsteuer ein Kostenfaktor. Wer seinen Bruttopreis nicht erhöhen kann, verliert bei 19 Prozent Umsatzsteuer einen erheblichen Teil seines Erlöses. Bei Geschäftskunden ist die Umsatzsteuer dagegen meist neutral, weil diese sie als Vorsteuer abziehen können. Bestehende Verträge sollten daraufhin geprüft werden, ob Preise als Netto- oder Bruttopreise vereinbart wurden. Bei langfristigen Verträgen mit Pauschalhonoraren kann das zum Problem werden.
3. Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben
Als Regelbesteuerer müssen Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen elektronisch an das Finanzamt übermitteln und die Umsatzsteuer abführen. Den Rhythmus legt das Finanzamt fest. Hinzu kommt die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
4. Vorsteuer nutzen
Ein Vorteil der Regelbesteuerung ist der Vorsteuerabzug. Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen, etwa für Arbeitsmittel, Software oder Fahrzeugkosten, kann mit der eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnet werden. Wie mit Leistungen umzugehen ist, die noch vor dem Wechsel bezogen wurden, hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 10. November 2025 geregelt. Hier lohnt eine Prüfung im Einzelfall, insbesondere bei größeren Anschaffungen kurz vor oder nach dem Wechsel.
5. Buchhaltung anpassen
Die Buchhaltung muss ab dem Wechsel Umsatzsteuer und Vorsteuer getrennt erfassen. Wer bisher mit einer einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ohne Umsatzsteuerkonten gearbeitet hat, sollte die Konten und die Software rechtzeitig umstellen.
Freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung ist ein Wahlrecht. Wer überwiegend für Unternehmen arbeitet oder hohe Investitionen plant, kann freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln und so den Vorsteuerabzug nutzen. Seit 2025 kann dieser Verzicht bis zum Ende des Februars des übernächsten Jahres erklärt werden, das auf den betreffenden Besteuerungszeitraum folgt. Bisher war das nur bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung möglich. Die Verzichtserklärung ist unwiderruflich und wirkt ab Beginn des Besteuerungszeitraums, für den sie gelten soll. Sie bindet den Unternehmer nach § 19 Absatz 3 UStG mindestens für fünf Kalenderjahre. Danach kann der Verzicht mit Wirkung ab Beginn eines folgenden Kalenderjahres widerrufen werden, sofern die Umsatzgrenzen dann eingehalten sind. Wer optiert, sollte deshalb nicht nur das laufende Jahr betrachten, sondern die Entwicklung der nächsten Jahre durchrechnen.
Hinweis auf der Rechnung, solange die Regelung gilt
Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen auf die Steuerbefreiung hinweisen. Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Nach Auffassung des BMF genügt eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet. Die frühere Formulierung, nach der die Umsatzsteuer nicht erhoben wird, sollte seit 2025 angepasst worden sein.
Vorsicht bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer
Ein häufiger Fehler in der Übergangsphase: Ein Kleinunternehmer weist auf einer Rechnung Umsatzsteuer aus, obwohl sein Umsatz noch steuerfrei ist. Seit 2025 gilt dafür nicht mehr die Sonderregel für einen unberechtigten Steuerausweis, sondern die allgemeine Regel für einen unrichtigen Steuerausweis nach § 14c Absatz 1 UStG. Nach Hinweisen der Fachpresse zum BMF-Schreiben vom 18. März 2025 schuldet der Kleinunternehmer den ausgewiesenen Betrag nur, wenn der Rechnungsempfänger kein Endverbraucher ist. Die Rechnung kann berichtigt werden. Besser ist es, den Wechselzeitpunkt vorher sauber zu bestimmen und die Rechnungsvorlagen genau dann umzustellen.
Auch Kleinunternehmer können Umsatzsteuer schulden
Die Kleinunternehmerregelung schützt nicht vor jeder Umsatzsteuer. Bezieht ein Kleinunternehmer Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, etwa bestimmte Leistungen ausländischer Unternehmer, schuldet er die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Einen Vorsteuerabzug hat er dafür nicht. Das betrifft zum Beispiel Werbeleistungen oder Softwarelizenzen von Anbietern aus dem EU-Ausland.
Kleinunternehmer im EU-Ausland
Seit 2025 können deutsche Unternehmer die Kleinunternehmerregelung unter bestimmten Voraussetzungen auch in anderen EU-Staaten nutzen. Dafür gibt es in § 19a UStG ein besonderes Meldeverfahren. Voraussetzung ist unter anderem, dass der unionsweite Jahresumsatz 100.000 Euro nicht übersteigt. Wer grenzüberschreitend tätig ist, sollte diese Möglichkeit gesondert prüfen lassen.
Checkliste: Grenzen im Blick behalten
- Nettoumsätze laufend erfassen, am besten monatlich.
- Vorjahresumsatz prüfen: über 25.000 Euro bedeutet Regelbesteuerung ab 1. Januar.
- Bei Annäherung an 100.000 Euro jeden größeren Auftrag vorab prüfen.
- Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro.
- Rechnungsvorlagen, Preislisten und Verträge für den Wechsel vorbereiten.
- Buchhaltung und Software auf Umsatzsteuer und Vorsteuer umstellen.
Unterstützung beim Wechsel
Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung ist kein Problem, wenn er vorbereitet ist. Schwierig wird es, wenn er übersehen wird und Rechnungen ohne Umsatzsteuer gestellt wurden, die bereits steuerpflichtig waren. Dann schulden Sie die Umsatzsteuer trotzdem, meist aus dem bereits erhaltenen Betrag. Wir beraten Selbstständige und kleine Betriebe bei dieser Umstellung und übernehmen auf Wunsch die laufende Finanzbuchhaltung und die Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zur Steuerberatung für Kleinunternehmen.
Quellen
- § 19 und § 19a Umsatzsteuergesetz in der ab 1. Januar 2025 geltenden Fassung
- BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Neuregelung der Kleinunternehmerbesteuerung
- BMF-Schreiben vom 10. November 2025 zum Vorsteuerabzug beim Wechsel der Besteuerungsform (III C 2 – S 7300/00080/004/019)
- IHK Region Stuttgart und IHK München: Merkblätter zur Kleinunternehmerregelung
Aktualisiert: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
